Steuerformulare

Wenn du Affiliates in den Vereinigten Staaten über Rekomi bezahlst, ist Rekomi (Uplup Inc.) die zahlende und meldende Stelle (Payer of Record). Die Meldung der 1099-NEC zum Jahresende läuft über Stripe unter dem Namen von Rekomi; du reichst für deine Affiliates nichts ein. Diese Seite beschreibt den Überblick, den du zusätzlich bekommst: Rekomi beobachtet die Einnahmen jedes Affiliates seit Jahresbeginn, markiert alle, die plausibel ein 1099-NEC brauchen könnten, und stellt dir eine CSV mit diesen Kandidaten für deine eigenen Unterlagen und deine Steuerberatung bereit.

Wie das eigentliche Steuerformular eingeholt wird, hängt von der Auszahlungsmethode des Affiliates ab. Affiliates, die über Stripe Express bezahlt werden, geben ihre Steuerdaten beim Express-Onboarding an Stripe (US-Personen ein W-9), und Stripe verwahrt das Formular. Affiliates, die über PayPal bezahlt werden (in Ländern, die Stripe Express nicht abdeckt), laden ihr W-8 direkt bei Rekomi hoch; ihre Auszahlungen werden zurückgehalten, bis ein aktuelles Formular vorliegt.

Die Ansicht der Affiliates nahe der US-Steuerschwelle

/dashboard/payouts/tax (in der App „Affiliates über der US-Steuerschwelle“) zeigt jeden Affiliate, dessen Einnahmen oder Zahlungen seit Jahresbeginn die Kandidatenschwelle von $600 im laufenden Steuerjahr überschritten haben. Zahlungen werden dabei mit dem tatsächlich ausgezahlten USD-Betrag bewertet, also zu dem Kurs, der für jede Auszahlungszeile festgeschrieben wurde. Die Ansicht und der CSV-Export umfassen das laufende Steuerjahr. Jede Zeile enthält:

• Name und E-Mail-Adresse des Affiliates
• Gesamte Einnahmen seit Jahresbeginn
• Status des Steuerformulars (ein Badge „Fehlt“ oder der hinterlegte Formulartyp: W9, W8BEN, W8BENE)

Die Auszahlungsmethode und etwaige Steuerkonflikte stehen im CSV-Export.

Die Schwelle von $600 ist bewusst vorsichtig gewählt und keine gesetzliche Vorgabe. Die gesetzliche Schwelle für das 1099-NEC liegt ab dem Steuerjahr 2026 bei $2,000. Rekomi zeigt Kandidaten aber schon ab $600 an, damit niemand durchrutscht, der ein Formular brauchen könnte, und damit die Unterlagen auch älteren oder strengeren Maßstäben standhalten. Betrachte die Liste als Vorwarnung: Die Formulare selbst gehen über Stripe an die Affiliates, die die gesetzliche Schwelle erreichen.

W-9, W-8BEN und W-8BEN-E im Vergleich

• W-9: US-Personen und US-Unternehmen. Enthält die Steuernummer (TIN) des Affiliates (SSN oder EIN).
• W-8BEN: Privatpersonen außerhalb der Vereinigten Staaten. Bestätigt den Status als ausländische Person.
• W-8BEN-E: Unternehmen außerhalb der Vereinigten Staaten. Derselbe Zweck wie das W-8BEN, nur für juristische Personen.

Bei Affiliates, die über Stripe Express ausgezahlt werden, holt Stripe das Formular beim Express-Onboarding ein. Affiliates, die über PayPal oder per Banküberweisung bezahlt werden, werden unter /a/settings aufgefordert, das passende W-8 zu wählen und ein unterschriebenes PDF sowie eine elektronische Unterschrift im Zeichenfeld hochzuladen.

Wo Steuerformulare gespeichert werden

Formulare, die bei Rekomi hochgeladen werden (bei den Auszahlungswegen PayPal und Banküberweisung), liegen in einem privaten Speicher bei DigitalOcean Spaces. (Formulare von Affiliates mit Auszahlung über Stripe verwahrt Stripe, nicht Rekomi.) Gespeichert wird nur eine undurchsichtige Markierung, nie eine öffentlich abrufbare URL. Die Datei selbst öffnen nur der Affiliate, der sie hochgeladen hat (GET /api/me/tax-form, hinter seiner Seite /a/settings), und die Administratoren von Rekomi für Meldung und Support, jedes Mal über eine kurzlebige, vorab signierte URL (5 Minuten Gültigkeit). Dein Dashboard zeigt Status, Typ und Einreichungsdatum des Formulars, nie die Datei: Rekomi ist der Payer of Record, die SSN oder ITIN auf dem Formular muss also nie in deinem Browser landen, und sie läuft nie über einen öffentlichen CDN-Pfad.

CSV-Export für deine Unterlagen

Klicke unter /dashboard/payouts/tax auf CSV exportieren. Der Export umfasst das laufende Steuerjahr und wird über deine angemeldete Dashboard-Sitzung heruntergeladen, ein zusätzlicher Authentifizierungsschritt ist also nicht nötig. Die CSV enthält eine Zeile pro Kandidat mit diesen Spalten:

affiliate_id, email, full_name, tax_form_type, tax_form_status, year_to_date_cents, year_to_date_dollars, rail, latest_tax_form_type, tax_conflict, paid_ytd_cents

So werden die beiden Geldspalten gezählt: year_to_date_cents ist die im Steuerjahr verdiente Provision, in USD bewertet zum Referenzkurs am Datum der jeweiligen Conversion; paid_ytd_cents ist das, was im Laufe des Jahres tatsächlich ausgezahlt wurde, mit dem USD-Betrag der jeweiligen Auszahlungszeile. Eine Zahlung, die im selben Steuerjahr zurückgebucht wird (eine Erstattung, die bis einschließlich 31. Dezember zurückgeholt wird), zählt nicht zu paid_ytd_cents. Wird eine Zahlung erst in einem späteren Jahr zurückgebucht, verringert das den Wert nicht: Die Zahlung bleibt in dem Jahr, in dem sie erfolgt ist, und der Export des späteren Jahres vermerkt die Rückforderung in einer Zeile # NOTE, statt sie mit den Zahlungen dieses Jahres zu verrechnen. Zeilen ohne USD-Referenzkurs für ihr Datum (eine Währung ohne brauchbaren gespeicherten Kurs) fließen in keine der beiden Summen ein, statt geschätzt zu werden. Der Export zählt diese Zeilen und nennt die Währungen in einer Zeile # NOTE am Ende der CSV; dieselbe Warnung erscheint auf der Steuerseite über der Kandidatentabelle. Die Summen können also zu niedrig ausfallen, bis die Wechselkursdaten wieder vollständig sind.

Bewusst nicht enthalten: Steuernummern (TINs) und Adressen. Der Export ist eine Arbeitstabelle für deine Unterlagen, keine Datei zum Einreichen. Deshalb wandert nie eine SSN oder EIN durch deinen Browser oder eine Tabellenkalkulation; die Meldung selbst läuft über Stripe, wo das Steuerformular des Affiliates liegt.

Ein Hinweis zu full_name: Diese Spalte enthält den Namen, den der Affiliate im Bewerbungsformular deiner Kampagne eingegeben hat, damit die Tabelle lesbar ist. Sie ist nicht die steuerliche Identität. Der rechtliche Name, der für W-9/W-8 und 1099 zählt, steht auf dem Steuerformular selbst oder im Stripe-Konto des Affiliates; beides wird bei der Einrichtung der Auszahlungen erfasst. Ein informeller oder später geänderter Name aus der Anmeldung wirkt sich also nie auf die Meldung aus.

Weil Rekomi der Payer of Record ist, werden die 1099-NECs zum Jahresende über Stripe gemeldet. Die CSV zeigt dir für deine Unterlagen, wer voraussichtlich eines bekommt und wie viel an diese Personen ausgezahlt wurde.

Schutz vor Formel-Injection in der CSV

Der CSV-Export stellt jedem Feld, das mit =, +, - oder @ beginnt (sowie Tabulator und Wagenrücklauf am Anfang), ein einfaches Anführungszeichen voran, damit Tabellenprogramme den Inhalt nicht als Formel auswerten. Das ist ein üblicher Schutz gegen CSV-Injection-Angriffe, bei denen ein böswilliger Affiliate eine Formel in seinen full_name schreiben könnte, die beim Öffnen der Datei ausgeführt wird. Standardmäßig sicher.

Aufbewahrung

Rekomi bewahrt hochgeladene Steuerformulare sieben Jahre lang auf, wie es für Unterlagen der zahlenden Stelle gilt (26 CFR 1.6001-1). Eine tägliche Bereinigung löscht ein Formular erst, wenn es älter als sieben Jahre ist und nicht mehr gebraucht wird: ersetzte Formulare (für denselben Affiliate gibt es ein neueres) und Formulare anonymisierter Affiliates. Zuerst wird die gespeicherte Datei entfernt, dann der Datensatz. Das aktuellste Formular eines aktiven Affiliates wird nie gelöscht, auch nach mehr als sieben Jahren nicht.

Die Löschung auf Antrag ist die Ausnahme. Wird das Konto eines Affiliates gelöscht (ein Löschantrag nach DSGVO oder CCPA: Der Affiliate löscht sein eigenes Konto, oder du leitest den Antrag an den Support weiter), werden seine Steuerformular-Datensätze und Dateien im Zuge der Löschung entfernt, ohne dass die Aufbewahrungsfrist abläuft. Exportiere die CSV der 1099-NEC-Kandidaten, bevor ein US-Affiliate, den du bezahlt hast, gelöscht wird, damit deine eigenen Unterlagen vollständig bleiben.

Hochladen des Steuerformulars durch Affiliates

Die Ansicht der Affiliates liegt unter /a/settings. Was sie dort sehen, wie die Unterschrift im Zeichenfeld funktioniert und was sie erneut hochladen können, steht unter Affiliates: Deine Steuerformulare.