Wenn du ein paar Monate lang ein Affiliate-Programm betreibst, merkst du schnell, dass du nebenbei auch einen kleinen E-Mail-Betrieb führst. Affiliates bewerben sich, werden freigegeben, werden still, machen ihren ersten Verkauf, verstoßen gegen eine Regel, bekommen ihre Auszahlung. Jeder dieser Momente verdient eine Nachricht, und die meisten Programme verschicken fast keine davon. Genau diese Lücke schließt dieser Leitfaden: ein vollständiges Set an E-Mail-Vorlagen für Affiliate-Marketing aus Sicht der Marke, also die 10 E-Mails, die du als Programmbetreiber über den gesamten Lebenszyklus deiner Affiliates verschickst. Affiliate-E-Mail-Marketing heißt aus Sicht des Programm-Managers einfach, per E-Mail Affiliates zu gewinnen, sie einzuarbeiten, sie aktiv zu halten und sie beim Thema Geld auf dem Laufenden zu halten.
Vorab eine kurze Abgrenzung. Wenn du als Affiliate hier gelandet bist und Angebote an deine eigene Abonnentenliste bewerben willst, ist das nicht der richtige Leitfaden. Darum kümmern sich schon viele gute Artikel über E-Mail-Marketing für Affiliate-Marketer. Diese Seite ist für alle, denen das Programm gehört und die den Affiliates schreiben. Genau in dieser Rolle stecke ich selbst seit Jahren.
Jede Vorlage unten kannst du wirklich kopieren und einfügen: eine Betreffzeile, ein vollständiger Text mit [Platzhaltern] und zwei Zeilen dazu, wann du sie verschickst und warum. Jeder Eintrag ist Vorlage und Beispiel in einem. Füll die Klammern aus, und schon kann die E-Mail raus.
Kurz gesagt: Das sind die 10 E-Mail-Vorlagen für dein Affiliate-Programm, die jeder Betreiber braucht, in der Reihenfolge des Lebenszyklus: Ansprache zur Gewinnung neuer Affiliates, Bewerbung freigegeben (mit einer Variante für Absagen), Willkommen und erste Schritte, Glückwunsch zur ersten Conversion, ein Anstoß für Affiliates ohne Verkauf, ein monatlicher Affiliate-Newsletter, eine Ankündigung geänderter Provisionen, eine Verwarnung bei Regelverstößen, eine Reaktivierungs-E-Mail für inaktive Affiliates und eine Auszahlungsbestätigung. Jede wird durch einen bestimmten Auslöser verschickt, von „Bewerbung eingegangen“ bis „Auszahlung gesendet“, und jede Vorlage in diesem Leitfaden kommt mit Betreffzeile, vollständigem Text und Platzhaltern, damit du sie noch heute verschicken kannst.
Warum genau diese 10 E-Mail-Vorlagen für Affiliate-Marketing (und wann jede verschickt wird)
Weil jede zu einem Moment im Lebenszyklus eines Affiliates gehört, in dem eine einzige E-Mail das Verhalten messbar verändert. Fast jede Sammlung von E-Mail-Vorlagen für Affiliate-Programme, die du findest, hört bei der Willkommens-E-Mail auf. Die gesamte zweite Hälfte des Lebenszyklus, in der das Geld tatsächlich fließt, bleibt außen vor, dabei stecken genau dort die spannenden E-Mails. Hier ist die komplette Übersicht, mit dem Auslöser für jede Nachricht:
| # | Vorlage | Phase im Lebenszyklus | Auslöser | Zeitpunkt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Ansprache zur Gewinnung | Gewinnen | Du findest einen passenden Kandidaten | Jederzeit, eine Nachfass-E-Mail nach 4 bis 5 Tagen |
| 2 | Freigegeben / abgelehnt | Bewerben | Du entscheidest über eine Bewerbung | Innerhalb von 48 Stunden nach der Bewerbung |
| 3 | Willkommen + erste Schritte | Einarbeiten | Freigabe bestätigt | Innerhalb eines Tages nach der Freigabe |
| 4 | Glückwunsch zur ersten Conversion | Aktivieren | Erste Conversion erfasst | Innerhalb von 24 Stunden nach dem Verkauf |
| 5 | Anstoß zur Aktivierung | Aktivieren | Nach 14 bis 30 Tagen, null Conversions | Einmal, danach in Ruhe lassen |
| 6 | Monatlicher Newsletter | Einbinden | Kalender | Jeden Monat am selben Tag |
| 7 | Geänderte Provision | Steuern | Du änderst einen Satz | Mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten |
| 8 | Verwarnung bei Regelverstoß | Steuern | Verstoß entdeckt | Am Tag der Entdeckung |
| 9 | Reaktivierung | Halten | Hat früher konvertiert, seit 60 bis 90 Tagen still | Einmal, danach höchstens vierteljährlich |
| 10 | Auszahlung veranlasst | Bezahlen | Auszahlung gestartet | Am Tag, an dem das Geld fließt |
Wenn du deine Affiliate-E-Mails automatisieren willst, ist diese Tabelle deine Vorgabe: Die Spalte „Auslöser“ ist das Ereignis, auf das dein E-Mail-Tool wartet, und die Vorlage ist die Nachricht, die es dann verschickt. Welche davon eine volle Automatisierung verdienen, verrate ich gegen Ende.
1. E-Mail-Vorlage zur Gewinnung neuer Affiliates
Wann du sie verschickst: sobald du einen Creator, Publisher oder Newsletter findest, dessen Publikum zu deinen Kunden passt. Kommt keine Antwort, schick 4 bis 5 Tage später eine einzige Nachfass-E-Mail und hör dann auf. Zwei unbeantwortete Nachrichten sind das höfliche Maximum.
Der wirkungsvollste Platzhalter in jeder Vorlage für die Affiliate-Ansprache ist nicht [First Name], sondern der Bezug auf die konkrete Arbeit der Person, und ich mag es sehr, wie viel dieses eine Feld ausmacht. Nenn den genauen Artikel oder das Video und ein Detail daraus, das jemand beim Überfliegen übersehen würde. Dieser eine Satz macht den Unterschied zwischen „Massenmail eines Recruiters“ und „Da hat jemand wirklich meine Sachen gelesen“.
Die Vorlage für die Kaltakquise
Betreff: Kooperationsidee für [Their Site]: [Commission Rate] wiederkehrend bei [Brand]
Hallo [First Name],
ich habe diese Woche deinen Leitfaden zu [Topic] gelesen. Der Abschnitt zu
[Specific Detail] behandelt etwas, das die meisten Artikel zum Thema komplett
auslassen.
Ich betreue das Affiliate-Programm von [Brand]. Wir machen [Produktbeschreibung in
einem Satz], und deine Leser sind genau die Leute, für die wir es gebaut haben.
Das Angebot:
- [Commission Rate] Provision auf jeden Verkauf, den du vermittelst
([wiederkehrend für X Monate / für die gesamte Kundenlaufzeit / einmalig])
- Eine Cookie-Laufzeit von [Cookie Window] Tagen
- [Auszahlungsbedingungen, z. B. monatliche Auszahlung, ab $[X]]
Wenn das für dich interessant klingt, findest du die Anmeldeseite hier: [Signup URL].
Und wenn du Fragen hast, antworte einfach. Dieses Postfach liest ein Mensch.
[Your Name]
[Title], [Brand]Die Nachfass-E-Mail (eine schicken, dann aufhören)
Bekommt die erste Nachricht keine Antwort, wartest du 4 bis 5 Tage und schickst diese hier. Sie fasst das Angebot in einer Zeile zusammen und bietet einen einfachen Ausweg an. Der Clou: Genau dieser einfache Ausweg macht es leicht, überhaupt zu antworten.
Betreff: Re: Kooperationsidee für [Their Site]
Hallo [First Name],
ich hole das hier noch mal nach oben, falls letzte Woche viel los war. Kurz gesagt:
[Brand] zahlt [Commission Rate] auf jeden Verkauf, den du vermittelst, bei einer
Cookie-Laufzeit von [Cookie Window] Tagen, und ich glaube, deine Leser zum Thema
[Topic] passen richtig gut.
Hier ist die Anmeldeseite, falls du sie dir genauer ansehen willst: [Signup URL]
Und falls es ein Nein ist: Ein kurzes Wort als Antwort erspart uns beiden eine
weitere E-Mail. So oder so, danke, dass du gleich zwei davon gelesen hast.
[Your Name], [Brand]Die warme Variante für bestehende Kunden
Deine zufriedensten Kunden werden viel häufiger zu Affiliates, als kalt angesprochene Kandidaten es je werden, und zwar aus einem einfachen Grund: Die Empfehlung gibt es schon, du hängst nur noch das Tracking daran.
Betreff: Du empfiehlst [Brand] schon. Lass dich dafür bezahlen
Hallo [First Name],
du bist seit [Month, Year] Kunde bei [Brand], und [konkretes Zeichen, z. B. du
hast uns im Frühjahr in deinem Newsletter erwähnt]. Danke dafür. Empfehlungen
wie deine sind der Grund, warum wir weiter an unserem Produkt bauen können.
Wir haben jetzt ein Affiliate-Programm, und ich würde mich sehr freuen, dich
dabeizuhaben. Du bekommst [Commission Rate] für jeden Kunden, den du schickst,
erfasst über deinen eigenen Link und dein eigenes Dashboard, ausgezahlt [schedule].
Die Anmeldung dauert etwa 2 Minuten: [Signup URL]
[Your Name], [Brand]Wenn du das Programm, für das diese E-Mails werben, noch aufbaust, hilft dir mein Leitfaden zur Planung eines SaaS-Affiliate-Programms. Dort geht es um die Entscheidungen zu Provision und Cookie-Laufzeit, die die Platzhalter oben voraussetzen.
2. E-Mail-Vorlagen für freigegebene (und abgelehnte) Bewerbungen
Wann du sie verschickst: innerhalb von 48 Stunden nach der Bewerbung, egal wie du entscheidest. Eine schnelle Freigabe startet die Beziehung mit Rückenwind. Bei einer langsamen Freigabe verlierst du Affiliates an die anderen Programme, bei denen sie sich in derselben Woche beworben haben.
Solltest du abgelehnten Bewerbern schreiben? Ja, immer. Es kostet dich 30 Sekunden, die Affiliate-Branche ist kleiner, als sie aussieht, und aus der dünnen Website von heute wird manchmal der führende Newsletter seiner Kategorie im nächsten Jahr. Niemand vergisst, welche Programme sich einfach nie gemeldet und welche freundlich geantwortet haben.
Die E-Mail zur Freigabe
Betreff: Du bist dabei: deine Bewerbung als Affiliate bei [Brand] ist freigegeben
Hallo [First Name],
willkommen an Bord. Deine Bewerbung für das Affiliate-Programm von [Brand]
ist freigegeben, und dein Konto ist aktiv.
Dein Affiliate-Link: [Affiliate Link]
Dein Dashboard: [Dashboard URL]
Deine Konditionen: [Commission Rate], Cookie-Laufzeit von [Cookie Window] Tagen
Morgen schicke ich dir eine ausführlichere E-Mail zum Einstieg. Bis dahin:
Melde dich an, bestätige deine Auszahlungsdaten und hol dir deinen Link.
Fragen? Antworte einfach.
[Your Name], [Brand]Die E-Mail zur Absage
Betreff: Zu deiner Bewerbung als Affiliate bei [Brand]
Hallo [First Name],
danke für deine Bewerbung für das Affiliate-Programm von [Brand]. Ich kann die
Bewerbung heute leider nicht freigeben. Die üblichen Gründe für eine Absage
sind [eine Website oder ein Kanal, den wir nicht prüfen konnten / ein Publikum
außerhalb der Regionen, in denen wir verkaufen / noch keine veröffentlichten
Inhalte], und mindestens einer davon trifft hier zu.
Das ist kein endgültiges Nein. Wenn sich daran etwas ändert, zum Beispiel weil
deine Website mit eigenen Inhalten online ist, antworte auf diese E-Mail, und
ich schaue mir deine Bewerbung persönlich noch einmal an.
Danke noch mal, dass du mit uns zusammenarbeiten möchtest.
[Your Name], [Brand]3. Vorlage für die Willkommens-E-Mail an Affiliates
Wann du sie verschickst: innerhalb eines Tages nach der Freigabe, als die angekündigte Fortsetzung der Freigabe-E-Mail. Diese E-Mail entscheidet, ob ein neuer Affiliate deinen Link noch diese Woche einbaut oder vergisst, dass es dich gibt.
Es ist auch die eine E-Mail, bei der du dich darauf verlassen kannst, dass sie gelesen wird, und die Zahlen dazu begeistern mich wirklich. Laut den Benchmark-Daten von GetResponse erreichen Willkommens-E-Mails eine durchschnittliche Öffnungsrate von 83.63%, gegenüber 39.64% für E-Mails insgesamt. So viel Aufmerksamkeit eines Affiliates bekommst du nie wieder. Nutze sie also für die drei Dinge, die zum ersten Verkauf führen: den Link, die Werbemittel und die Frage, wie das mit dem Geld funktioniert. Und wenn ein neuer Affiliate fragt, wie sein Link Käufer eigentlich erfasst, schick ihm meine leicht verständliche Erklärung zu Affiliate-Links. Sieh den Text unten genauso als Beispiel für eine Affiliate-Marketing-E-Mail wie als Vorlage. Den Aufbau lohnt es sich eins zu eins zu übernehmen.
Betreff: Dein Starterpaket als Affiliate bei [Brand]: Link, Werbemittel, erste Schritte
Hallo [First Name],
jetzt, wo alles eingerichtet ist, findest du hier alles an einem Ort.
Dein Link: [Affiliate Link]
Dein Dashboard: [Dashboard URL]
Logos, Banner und Produkt-Screenshots: [Assets URL]
So funktioniert das mit dem Geld: Du bekommst [Commission Rate] auf [was als Conversion
zählt]. Provisionen werden nach [Haltefrist, z. B. 30 Tage]
auszahlbar, das deckt unsere Erstattungsfrist ab, und wir zahlen per
[method] alle [schedule], sobald du [minimum] erreicht hast.
Die drei schnellsten Wege zum ersten Verkauf, die wir bei neuen Affiliates sehen:
1. Füg deinen Link in etwas ein, das du schon veröffentlicht hast und das
gut rankt, statt etwas Neues zu schreiben
2. [Produktspezifischer schneller Erfolg, z. B. ein 5-minütiges Video zu der
Funktion, nach der dein Publikum am häufigsten fragt]
3. Schick deiner bestehenden Liste eine ehrliche Empfehlung
Ich lese die Antworten auf diese Adresse. Wenn hier etwas unklar ist, sag
mir Bescheid, dann verbessere ich die E-Mail auch für die nächste Person.
[Your Name], [Brand]4. Glückwunsch-E-Mail zur ersten Conversion
Wann du sie verschickst: innerhalb von 24 Stunden nach der ersten erfassten Conversion eines Affiliates, spätestens am nächsten Werktag. Auslöser ist das Conversion-Ereignis selbst.
Hier kommt meine eine feste Überzeugung in diesem Leitfaden: Wenn du von dieser ganzen Liste nur eine einzige automatische E-Mail verschickst, dann diese. Keiner der Artikel, die zu diesem Thema ranken, erwähnt sie überhaupt, und sie ist die Nachricht mit der klarsten Wirkung auf das Verhalten.
Die erste Provision eines Affiliates wirkt für sich genommen meist klein. Die E-Mail rückt sie in ein anderes Licht, und dieser Perspektivwechsel bewirkt erstaunlich viel. Angenommen, Dana vermittelt einen Kunden für einen Plan zu $49/Monat bei 25% wiederkehrender Provision: Das sind $12.25 in diesem Monat und $147 im Jahr, wenn der Kunde bleibt! Ohne diese E-Mail liest Dana in ihrem Dashboard aber nur „zwölf Dollar“.
Mit dieser E-Mail sieht sie darin den ersten Baustein für ein wiederkehrendes Einkommen, und Affiliates, die das verinnerlichen, machen sich auf die Suche nach dem zweiten Baustein. Der Affiliate, von dem nach dem ersten Verkauf nichts mehr kommt, ist zum großen Teil das Ergebnis eines ersten Erfolgs, den niemand gewürdigt hat.
Betreff: Du hast gerade deine erste Provision bei [Brand] verdient
Hallo [First Name],
es ist so weit: Jemand, den du vermittelt hast, ist heute Kunde bei [Brand] geworden.
Verdiente Provision: [Amount]
Status: ausstehend bis [Date] (unsere Erstattungsfrist von [X] Tagen), danach auszahlbar
Gesamtstand: [Dashboard URL]
Ein Tipp, der mehr wert ist, als er aussieht: Wo auch immer dieser Verkauf
herkam, leg genau dort nach. Erste Conversions kommen fast immer von einem
bestimmten Inhalt, und den weiter zu stärken, bringt mehr, als etwas Neues
anzufangen.
Herzlichen Glückwunsch. Ganz ehrlich.
[Your Name], [Brand]Drei der zehn E-Mails in diesem Set werden durch Ereignisse ausgelöst, die deine Affiliate-Plattform ohnehin erfasst: Bewerbung freigegeben, erste Conversion, Auszahlung veranlasst. In Rekomi steht jeder dieser Momente direkt im Profil des Affiliates: das Datum der Freigabe, jede Conversion mit Betrag und Status und jede Auszahlung, sobald sie rausgeht. So musst du nie aus einem Export zusammensuchen, wer welche E-Mail braucht. Die Pläne starten bei $29/Monat mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Alle Details auf der Preisseite.
5. Anstoß zur Aktivierung für Affiliates ohne Verkauf
Wann du sie verschickst: einmal, zwischen Tag 14 und Tag 30 nach dem Beitritt, an Affiliates ohne Conversions und idealerweise auch ohne Klicks. Danach lässt du sie bis zum monatlichen Newsletter in Ruhe. Wiederholte Anstöße wirken wie Druck.
Oft liest du die Behauptung, 80% der Affiliate-Verkäufe kämen von 20% der Affiliates, als wäre das eine Statistik. Ist es nicht. Dahinter steht keine Studie, nur ein weit verbreitetes 80/20-Muster, das die meisten Programmbetreiber aus ihren eigenen Dashboards kennen. Das Muster ist aber real genug, um darauf zu reagieren, und diese E-Mail ist die großzügige Art, das zu tun: nicht, indem du der stillen Mehrheit ein schlechtes Gewissen machst, sondern indem du aus dem Weg räumst, was ihren Start blockiert hat.
Betreff: Kann ich dir zu deiner ersten Provision bei [Brand] verhelfen?
Hallo [First Name],
du bist vor [X] Tagen dem Programm von [Brand] beigetreten, und mir ist
aufgefallen, dass deine erste Provision noch nicht eingegangen ist. Diese
E-Mail soll keinen Druck machen. Ich möchte nur aus dem Weg räumen, was
dich vielleicht bremst.
Die schnellsten Starts, die wir sehen:
- Den Link in etwas einbauen, das schon veröffentlicht ist, statt
etwas Neues zu schreiben
- [Produktspezifischer schneller Erfolg, z. B. eine Anleitung mit Screenshots
zu der Funktion, nach der dein Publikum fragt]
- Uns nach einem eigenen [Rabattcode / einer Landingpage / einem verlängerten
Demo-Konto] fragen, das richten wir dir gern ein
Wenn nichts davon passt, antworte mir und erzähl mir, worauf dein Publikum
anspringt. Dann schlage ich dir einen Ansatz vor, der bei einem ähnlichen
Affiliate funktioniert hat. Und wenn gerade einfach viel los ist bei dir, ist
das völlig in Ordnung. Dein Link läuft nicht ab.
[Your Name], [Brand]6. Vorlage für einen monatlichen Affiliate-Newsletter
Wann du sie verschickst: jeden Monat am selben Tag, ganz egal, ob du das Gefühl hast, Neuigkeiten zu haben. Die Regelmäßigkeit ist der eigentliche Vorteil: Ein Affiliate-Newsletter, der an jedem ersten Dienstag kommt, bringt Affiliates bei, ihn zu erwarten, zu öffnen und danach zu handeln.
Das Gerüst unten besteht aus Bausteinen, nicht aus fertigem Text, weil sich der Inhalt jeden Monat ändert, der Aufbau aber nicht. Der einzige Baustein, auf den du nie verzichten solltest, ist die Frist: In jedem Programm, das ich begleitet habe, haben Aktionen mit Datum Affiliates in Bewegung gebracht, wie es zeitlose Erinnerungen nie schaffen. Dieser Aktionsbaustein ist bewusst auch dein Platz für saisonale Aktionen. Du brauchst keine eigene Black-Friday-Vorlage, wenn der Newsletter jeden Monat eine Aktion mit Datum enthält, und das spart dir angenehm viel Arbeit.
Betreff: Affiliate-Update von [Brand], [Month]: [ein konkreter Aufhänger, z. B.
neues Demo-Video + Aktion endet am [Date]]
Hallo [First Name],
[SLOT 1: Eine Zahl, die sich zu kennen lohnt. Z. B. Affiliates, die die neue
Landingpage genutzt haben, hatten letzten Monat eine um [X]% bessere Conversion.]
[SLOT 2: Lob für die Besten. Nenn einen Affiliate (mit seiner Zustimmung) und
das, was er konkret gemacht hat und was funktioniert hat, damit andere die
Taktik übernehmen können, statt nur das Ergebnis zu bewundern.]
[SLOT 3: Neu in diesem Monat. Ein Produkt-Update und ein neues Werbemittel,
verlinkt: [Assets URL].]
[SLOT 4: Die Aktion. Was sie ist, die Daten, die Frist. Ausgefüllt für eine
saisonale Aktion klingt das so: Black Friday: Vom 24. Nov. bis 1. Dez. gibt es
+5 Prozentpunkte Provision auf alle Verkäufe, die eigene Landingpage findest du
unter [URL], und neue Werbemittel liegen im Werbemittel-Ordner.]
[SLOT 5: Eine Bitte. Eine einzige konkrete Aktion: Aktualisiere deinen Link auf
[page type], teste das neue Banner oder antworte mit einem Wunsch nach Werbemitteln.]
Dein Link, wie immer: [Affiliate Link]
[Your Name], [Brand]Noch ein Hinweis zu den Regeln, denn dein Affiliate-Newsletter ist der richtige Ort, um Affiliates daran zu erinnern: Affiliates dürfen ihre Links in der Regel in E-Mails verwenden, solange sie die Geschäftsbeziehung offenlegen, aber die Regeln der Netzwerke unterscheiden sich. Amazon Associates zum Beispiel erlaubt seine Links in E-Mails nur, wenn der Empfänger eingewilligt hat, und verbietet sie in unaufgeforderten E-Mails und in Drucksachen komplett. Leg die Haltung deines eigenen Programms in deinen Bedingungen fest und wiederhole sie hier ein- oder zweimal im Jahr.
7. E-Mail zur Ankündigung geänderter Provisionen
Wann du sie verschickst: mindestens 30 Tage, bevor die Änderung in Kraft tritt. Prüf vorher deinen eigenen Affiliate-Vertrag, denn viele legen eine Ankündigungsfrist fest. Das ist die schwierigste E-Mail auf der Liste, und genau deshalb verdient sie eine Vorlage. Improvisierte E-Mails zu gekürzten Sätzen gehen schief.
Zwei Regeln gelten, egal in welche Richtung es geht. Ändere Sätze nie rückwirkend: Bereits erfasste Conversions werden zu dem Satz bezahlt, der galt, als sie entstanden sind. Und rechne dem Affiliate die Zahlen vor: Ein Affiliate, der bei 25% $400/Monat verdient und auf 20% wechselt, verliert $80/Monat. So zu tun, als wäre die Änderung klein, beleidigt jeden, der rechnen kann.
Höherer Satz
Betreff: Deine Provision bei [Brand] steigt
Hallo [First Name],
kurz gesagt: Ab dem [Date] steigt deine Provision von [Old Rate] auf
[New Rate]. Du musst nichts tun. Jede Conversion ab dem [Date] wird zum
neuen Satz bezahlt, und dein Link bleibt derselbe.
Warum: [ehrlicher Grund, z. B. Kunden, die über Affiliates kommen, bleiben
uns länger treu als über jeden anderen Kanal, und das soll sich auch in
deiner Provision zeigen].
Danke, dass du dabei bist.
[Your Name], [Brand]Niedrigerer Satz
Betreff: Änderung der Provisionen bei [Brand], gültig ab [Date]
Hallo [First Name],
ich möchte, dass du das von mir erfährst und es nicht erst in deinem
Dashboard bemerkst. Ab dem [Date], also in [X] Tagen, ändert sich der
Provisionssatz von [Old Rate] auf [New Rate].
Was sich nicht ändert: Jede Conversion, die vor dem [Date] erfasst wird,
wird zu deinem aktuellen Satz bezahlt, ausstehende Provisionen sind nicht
betroffen, und [was weiter gilt, z. B. Kunden, die du schon vermittelt hast,
bringen dir weiter den alten Satz].
Warum: [der ehrliche Grund, z. B. unsere Preise haben sich geändert, und der
alte Satz passt nicht mehr zu unseren Margen]. Eine niedrigere Provision ist
nie eine schöne Nachricht, und ich nenne dir lieber den echten Grund und gebe
dir [X] Tage Vorlauf als eine vage Ankündigung.
Wenn das Programm dadurch nicht mehr für dich passt, antworte mir und sag es
mir. Ich lese jede Antwort.
[Your Name], [Brand]8. Verwarnung bei einem Regelverstoß
Wann du sie verschickst: an dem Tag, an dem du den Verstoß entdeckst. Die klassischen Auslöser sind ein Affiliate, der bezahlte Anzeigen auf deinen Markennamen schaltet (mehr dazu in meinem Leitfaden zu Brand Bidding), und persönliche Gutscheincodes, die auf Gutscheinportalen landen.
Der Ton soll bestimmt sein und eine Korrektur möglich machen. Mir ist aufgefallen, dass die meisten ersten Verstöße einfach Missverständnisse von Bedingungen sind, die der Affiliate nur überflogen hat. Fair bleibt es mit einer klaren Eskalationsleiter: Verwarnung, dann letzte Verwarnung, dann Ausschluss. Nenn sie schon in der ersten E-Mail, damit sich später nichts willkürlich anfühlt. Affiliates kommen mit festen Regeln gut zurecht, wenn die Regeln von Anfang an sichtbar waren.
Betreff: Handlungsbedarf: Regelverstoß im Affiliate-Programm von [Brand]
Hallo [First Name],
ich muss dich auf einen Verstoß gegen die Programmregeln in deinem Konto
hinweisen. Am [Date] haben wir [konkretes Verhalten, z. B. bezahlte
Suchanzeigen auf das Keyword „[Brand]“, die unsere Bedingungen als Brand
Bidding verbieten] festgestellt.
Die betreffende Regel: [zitiere die genaue Klausel aus deinem
Affiliate-Vertrag].
So geht es weiter:
1. Stoppe die Aktivität bis zum [Date, z. B. in 5 Werktagen].
2. Antworte kurz zur Bestätigung oder sag mir, falls ich etwas falsch sehe.
Screenshots sind willkommen, und wenn ich mich irre, korrigiere ich das.
3. Geht es weiter, ist die nächste Nachricht eine letzte Verwarnung, und
danach schließen wir das Konto, und ausstehende Provisionen verfallen,
gemäß [terms link].
Die meisten Fälle wie dieser stellen sich als Missverständnis heraus. Deshalb
ist das hier ein Gespräch und keine Kündigung.
[Your Name], [Brand]9. Reaktivierungs-E-Mail für inaktive Affiliates
Wann du sie verschickst: wenn ein Affiliate, der früher konvertiert hat, seit 60 bis 90 Tagen keine Aktivität mehr zeigt. Schick sie einmal. Kommt sie nicht an, ist vierteljährlich das Maximum. Der Auslöser ist hier wichtig: Diese Vorlage ist für bewährte Affiliates, die still geworden sind, nicht für Affiliates, die nie aktiv waren. Die bekommen stattdessen Vorlage 5.
Ein bloßes „Ich wollte mich nur mal melden“ gibt einem abgesprungenen Affiliate nichts, womit er etwas anfangen kann. Gib ihm einen Grund zurückzukommen: etwas Neues zum Bewerben, ein Bonuszeitraum oder beides.
Betreff: Neu bei [Brand], seit du weg warst (und ein Grund, zurückzukommen)
Hallo [First Name],
zwischen [Month] und [Month] hast du uns [X] Kunden geschickt, und seitdem
habe ich keine Aktivität mehr über deine Links gesehen. Völlig in Ordnung,
wenn sich dein Fokus verschoben hat, Zielgruppen ändern sich. Aber bevor du
uns abhakst, gibt es zwei Neuigkeiten:
1. [Das Neue zum Bewerben: ein Produkt, eine Funktion, eine Preisänderung
oder eine Zielgruppe, die es noch nicht gab, als du aktiv warst]
2. In den nächsten [X] Tagen bekommst du [erhöhter Satz, z. B. deinen
üblichen Satz plus 5 Prozentpunkte] als Willkommen-zurück-Bonus
Dein Link funktioniert noch, und dein Dashboard ist so, wie du es verlassen
hast: [Dashboard URL]. Und falls dich etwas am Programm vertrieben hat, höre
ich das ehrlich gesagt lieber, als zu raten.
[Your Name], [Brand]10. E-Mail zur veranlassten Auszahlung
Wann du sie verschickst: an dem Tag, an dem eine Auszahlung gestartet wird, ausgelöst durch das Auszahlungsereignis selbst. Keine Nachricht eines Programms wird zuverlässiger gelesen als die, in der steht, dass Geld unterwegs ist. Behandle sie deshalb zuerst als Beleg und nutze die garantierte Aufmerksamkeit dann für genau eine zusätzliche Zeile: das nächste Auszahlungsdatum und die Auszahlungsschwelle. Diese eine Zeile beantwortet ganz nebenbei die Supportfrage, die jeder Affiliate irgendwann stellt. Die Auszahlungswege hinter dem Beleg erkläre ich in meinem Leitfaden dazu, wie du als Marke Affiliates bezahlst.
Betreff: Deine Auszahlung von [Amount] bei [Brand] ist unterwegs
Hallo [First Name],
deine Auszahlung ist heute rausgegangen.
Betrag: [Amount]
Zeitraum: [Start Date] bis [End Date]
Methode: [Payout Method]
Voraussichtlicher Eingang: [Zeitraum, z. B. 2 bis 5 Werktage]
Deine nächste Auszahlung ist am [Date], und Stand heute Morgen fehlen dir
noch [Amount] bis zur Auszahlungsschwelle von [minimum].
Danke für die Verkäufe hinter dieser Auszahlung.
[Your Name], [Brand]Wenn du wissen willst, was hinter den Platzhaltern hier steckt, also Auszahlungsschwellen, Haltefristen und Auszahlungswege, findest du eine ausführliche Erklärung in meinem Artikel dazu, wie Affiliates bezahlt werden.
Wie schreibst du eine E-Mail an Affiliates? 5 Regeln, mit denen diese Vorlagen funktionieren
Schreib sie wie eine kurze Nachricht von Mensch zu Mensch: ein Ziel pro E-Mail, eine Handlungsaufforderung, Platzhalter, die über den Vornamen hinausgehen, und eine Antwortadresse, die ein Mensch wirklich liest. Jede Vorlage oben folgt denselben fünf Regeln, und die sind wichtiger als jede einzelne Formulierung.
- Personalisiere tiefer als mit [First Name]. Personalisierte E-Mail-Vorlagen verdienen ihren Namen durch Leistungsdaten, nicht durch die Anrede. Diese Felder lohnen sich: [Affiliate Link], [Dashboard URL], [Commission Rate], [Amount], [Pending Balance], die Tage seit dem Beitritt und das Datum der letzten Conversion. „Du bist vor 21 Tagen dazugekommen“ ist Personalisierung. „Hallo Dana“ ist ein Serienbrief von 1998.
- Eine Handlungsaufforderung pro E-Mail. Jede Vorlage oben bittet um genau eine Sache: Link holen, antworten, Anzeigen pausieren. Zwei Bitten schwächen die Reaktion auf beide.
- Reiner Text für persönliche E-Mails im Lebenszyklus, Design für den Newsletter. Eine Glückwunsch-E-Mail in einer aufwendig gestalteten HTML-Hülle wirkt wie Marketing-Automatisierung. Dieselben Worte als reiner Text wirken wie von einem Menschen. Heb dir das Layout im Look deiner Marke für Vorlage 6 auf.
- Betreffzeilen unter etwa 50 Zeichen, das Konkrete zuerst. „Deine Auszahlung über $184.50 ist unterwegs“ schlägt „Eine Mitteilung zu deinem Konto“ überall, wo es zählt, und übersteht auch die Kürzung auf dem Smartphone.
- Von einem Menschen senden, an einen Menschen antworten lassen. Jede Signatur oben ist ein Name, keine Abteilung, und mehrere Vorlagen laden ausdrücklich zum Antworten ein. Die Antwort eines Affiliates auf Vorlage 5, in der er dir sagt, was ihn bremst, ist mehr wert als die E-Mail selbst.
Die Auslöser automatisieren (diese E-Mails verschicken, ohne einen Finger zu rühren)
Du automatisierst deine Affiliate-E-Mails, indem du jeden Auslöser im Lebenszyklus mit einer Automatisierung in deinem E-Mail-Tool verknüpfst: Die Affiliate-Plattform erfasst das Ereignis, dein E-Mail-Dienst oder dein CRM wartet darauf, und die Vorlage geht raus, mit Platzhaltern, die aus dem Profil des Affiliates befüllt werden. Das ist auch die ehrliche Antwort auf die Frage, wie du eine E-Mail-Sequenz für Affiliates schreibst: Sie ist keine feste Drip-Kampagne nach Kalender, sondern diese Vorlagen, verknüpft mit ihren Auslösern, damit jeder Affiliate jede Nachricht genau dann bekommt, wenn sie für ihn passt. Genau diese Verknüpfung unterscheidet E-Mail-Vorlagen für Affiliate-Marketing, die tatsächlich verschickt werden, von solchen, die in einem Dokument verstauben.
Nicht alles sollte aber automatisiert werden. So teile ich es auf:
- Voll automatisieren: Freigabe (2), Willkommen (3), erste Conversion (4) und Auszahlung veranlasst (10). Die Auslöser sind eindeutige Ereignisse, und der Inhalt ändert sich kaum.
- Segment automatisch bilden, vor dem Versand prüfen: Anstoß zur Aktivierung (5) und Reaktivierung (9). Lass das System die Listen „14+ Tage, null Conversions“ und „hat früher konvertiert, seit 60+ Tagen still“ erstellen, aber schau kurz drüber. Eine Automatisierung kann einen festgefahrenen Affiliate nicht von einem unterscheiden, der dir letzte Woche erzählt hat, dass er in Elternzeit ist.
- Immer von Hand: Gewinnung (1), geänderte Provisionen (7) und Verwarnungen (8). Diese E-Mails brauchen Fingerspitzengefühl, und das merken die Empfänger.
- Geplant: der Newsletter (6), jeden Monat am selben Tag.
Auf eines möchte ich noch hinweisen: Egal, auf welcher Plattform du arbeitest, sie muss diese Ereignisse überhaupt erst pro Affiliate erfassen, also Freigabedaten, Zeitpunkte und Beträge von Conversions und den Auszahlungsverlauf. Wenn du „Wer hat diese Woche zum ersten Mal konvertiert?“ aus einer CSV-Datei zusammensuchen musst, behebe das, bevor du auch nur eine einzige Automatisierung darauf aufbaust.
Häufige Fragen zu E-Mails an Affiliates
Wie oft solltest du deinen Affiliates schreiben?
Ein monatlicher Newsletter ist das Minimum, und die E-Mails im Lebenszyklus gehen über ihre Auslöser raus, nicht nach Zeitplan. In der Praxis bekommt ein aktiver Affiliate in einem vollen Monat vielleicht 2 oder 3 E-Mails und in einem ruhigen nur den Newsletter, und genau so soll es sein. Die Obergrenze, an die du dich halten solltest: Abgesehen von reinen Belegen wie Auszahlungsbestätigungen sollte kein Affiliate mehr als zweimal pro Woche von dir hören. Diese Obergrenze arbeitet aber auch für dich: Ein Programm, das sparsam schreibt, ist ein Programm, dessen E-Mails tatsächlich geöffnet werden.
Darfst du Affiliate-Links in E-Mails verwenden?
Ja, Affiliates dürfen ihre Links in der Regel in E-Mails verwenden, solange sie die Geschäftsbeziehung gegenüber ihren Lesern offenlegen. Die Einschränkungen hängen vom jeweiligen Programm ab: Manche Netzwerke beschränken es, und Amazon Associates erlaubt seine Links nur in E-Mails, in deren Empfang der Empfänger eingewilligt hat, nie in unaufgeforderten. Als Programmbetreiber legst du deine Haltung in deinen Affiliate-Bedingungen fest, damit niemand raten muss.
Sollten diese E-Mails von einer Person oder von der Marke kommen?
Von einer namentlich genannten Person bei der Marke. Ein Absendername wie „Dana von [Brand]“ mit einer echten Antwortadresse schlägt eine No-Reply-Adresse der Marke bei der Kennzahl, die hier zählt, und das sind Antworten, nicht Öffnungen. Gerade die E-Mails im Lebenszyklus verpuffen, wenn sie wie Systembenachrichtigungen aussehen.
Funktionieren diese Vorlagen für SaaS und E-Commerce gleichermaßen?
Ja, der Lebenszyklus ist identisch, nur die Platzhalter ändern sich. Ein SaaS-Programm setzt Formulierungen zur wiederkehrenden Provision und eine Haltefrist passend zur Erstattungsfrist ein. Ein E-Commerce-Programm arbeitet mit Bestellwerten und einer Rückgabefrist und setzt stärker auf den saisonalen Aktionsbaustein im Newsletter. Am Aufbau ändert sich nichts, und genau deshalb lässt sich das Set überall einsetzen.
Solltest du abgelehnten Bewerbern eine E-Mail schicken?
Unbedingt, innerhalb von 48 Stunden, mit der Absage-Variante von Vorlage 2: kurz, freundlich, mit dem allgemeinen Grund und einem klaren Weg, sich erneut zu bewerben. Schweigen kostet dich künftige Affiliates und manchmal auch Umsatz, weil viele Bewerber Kunden sind oder es noch werden.
Brauche ich dafür E-Mail-Software, oder kann ich die E-Mails von Hand verschicken?
Unter etwa 25 Affiliates verschickst du alles von Hand aus deinem normalen Postfach. Die persönliche Note wiegt den Effizienzverlust auf, und diese E-Mails machen ehrlich Spaß. Darüber automatisierst du zuerst die vier eindeutigen Auslöser (Freigabe, Willkommen, erste Conversion, Auszahlung) und schreibst die E-Mails, die Fingerspitzengefühl brauchen, in jeder Größenordnung weiter von Hand.
Schick die erste noch diese Woche
Fang nicht damit an, alle zehn dieser E-Mail-Vorlagen für Affiliates auf einmal einzurichten. Öffne dein Affiliate-Dashboard, sortiere nach dem Datum der ersten Conversion und schick Vorlage 4 von Hand an jeden Affiliate, dessen erster Verkauf in den letzten 30 Tagen eingegangen ist. Das dauert 15 Minuten und trifft genau den Moment, in dem Affiliates entscheiden, ob sie weitermachen. Nächste Woche automatisierst du sie!
Und wenn deine aktuellen Tools „Wer hat kürzlich zum ersten Mal konvertiert?“ nicht ohne Tabellenkalkulation beantworten können, hast du eine Lücke im Tracking, bevor du eine Lücke bei den E-Mails hast. Rekomi hält jede Freigabe, jede Conversion und jede Auszahlung im Profil des Affiliates fest, sodass der Auslöser für jede dieser E-Mails offen vor dir liegt. Eine 14-tägige kostenlose Testphase liefert genug echte Ereignisse, um deine ersten vier E-Mails damit auszulösen. Deine Affiliates werden den Unterschied merken, und dein Dashboard auch.
